Väestörekisterikeskus suoraviivaistaa toimintaansa SoftCon avulla

News - 24 Apr 2019 - ENG | FIN

Väestörekisterikeskus (VRK) otti SoftCon hankinnasta maksuun -järjestelmän käyttöönsä lokakuun alussa 2018. Kuusi kuukautta käyttöönoton jälkeen organisaation ostotilauslaskuista 84 % siirtyy automaattisesti käsittelyyn ilman manuaalisia työvaiheita.

SoftCon tarjoama hankinnasta maksuun -kokonaisuus kattaa toimittajienhallinnan, hankinnat sekä laskujen vastaanoton, kohdistuksen, hyväksynnän ja maksun. Näiden lisäksi ratkaisuun kuuluu integrointi organisaation SAP -toiminnanohjausjärjestelmään.

Väestörekisterikeskuksen vastuulla on edistää yhteiskunnan digitalisointia ja sähköistä asiointia Suomessa ja se vastaa mm. Suomi.fi -palvelun kehittämisestä. VRK tekee hankintoja noin 50 miljoonalla eurolla vuodessa. Viime vuonna organisaatio käsitteli noin 4000 laskua ja tämän vuoden ennuste on, että laskujen määrä kasvaa 5000 kappaleeseen.

VRK:n taloussuunnittelija Eeva Kykkänen ja hankintapäällikkö Juho Luoma ovat huomanneet useita alueita, joissa kehitystä on jo tapahtunut.

Laskujen käsittelyaika lyhentynyt

Järjestelmästä saatavan datan perusteella yhden laskun käsittelyaika oli 7 päivää VRK:lla helmikuussa 2019. Tähän aikaan sisältyy laskun tietojen tallennus, laskun kohdistus ostotilaukseen ja vastaanottokuittaukseen, sekä laskun tarkastus ja hyväksyntä maksuun.

Järjestelmän helppokäyttöisyyden lisäksi laskujen jatkuva sisäänluku on kerännyt kiitosta Eevalta. Tämä nopeuttaa laskun kiertoa edelliseen järjestelmään verrattuna, jossa laskut luettiin sisään kaksi kertaa päivässä.

Järjestelmän käyttöönoton helppous

Käyttöönotto sujui VRK:n kolmen hengen projektiryhmältä kivuttomasti ja ilman ongelmia. ”En menettänyt yöunistani minuuttiakaan” Juho toteaa.

Yhden järjestelmän hyödyt

Taloushallinnon prosessit ovat tehostuneen ja yksinkertaistuneen, kun tilaus- ja hankintajärjestelmä on yhdessä samassa järjestelmässä. Myös manuaaliset työtehtävät ovat vähentyneet ja aikaa jää muihin tehtäviin.

Laskujen hyväksyntä sähköpostitse & mobiilissa

Sähköposti- ja mobiilihyväksyntä ovat nopeuttaneet laskujen käsittelyaikoja huomattavasti.

Sopimuskohdistus

”Suurin hyöty tullaan varmasti saamaan sopimuksiin perustuvissa laskuissa” toteaa Eeva. VRK hyödyntää sopimuskohdistusta asiantuntijatyölaskujen käsittelyssä.